Sehr geehrte Mandanten,
durch den Fortschritt der Technik kommt es immer häufiger vor, dass Rechnungen nicht mehr in Papierform zugesandt und versendet werden sondern als digitaler Belege (z.B. per Mail oder als Anhang in einer Mail). Für diese elektronischen Belege gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Digitale Belege müssen ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden. Hierbei ist zu gewährleisten, dass diese elektronischen Belege in diesem Zeitraum auch jederzeit lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Außerdem besteht die Pflicht, die elektronischen Belege in dem Format zu archivieren, in dem diese eingegangen sind (zwingende elektronische Archivierung). Durch das ausdrucken der elektronischen Belege und Aufbewahrung in Papierform werden die Anforderungen der neuen GoBD nicht erfüllt.
Die Buchführung wird in Zukunft auf digitalen Belegen basieren. Gern möchten wir Sie bei der kommenden Umstellung auf die digitalen Prozesse unterstützen. Unsere Kanzel arbeitet mit den EDV-Systemen von Stotax.
Für einen einfachen und reibungslosen Belegaustausch zwischen Ihnen und uns können wir Ihnen die internetbasierte Dialogplattform Stotax Select zur Verfügung stellen. Diese Plattform unterstützt die kompletten kaufmännischen Prozesse in Ihrem Unternehmen.
Der Kernbereich von Stotax Select bildet den digitalen Belegaustausch. Für Sie würde dies bedeuten, dass Sie Ihre Papier-Belege scannen und über die Austauschplattform an uns übertragen. Belege, welche Ihnen elektronisch zugehen, werden von Ihnen ebenfalls in dieser Austauschplattform abgelegt und uns zur Verfügung gestellt. Hier wird eine lückenlose Dokumentation des Eingangs der digitalen Belege und Nachrichten sowie Ablage im Dokumentenmanagementsystem (DMS) sichergestellt.
Anhand dieser digitalen Belege werden wir Ihre Buchführung erstellen. Dabei werden die elektronischen Belege mit dem jeweiligen Buchungssatz verknüpft. Für Sie besteht der Vorteil, dass alle Original- Unterlagen in Ihrem Unternehmen verbleiben. Der Zeitaufwand für das monatliche einsortieren in den Pendelordner, Postwege, etc. würde für Sie entfallen. Außerdem müssen bei einer Betriebsprüfung nicht mehr die Unterlagen mühsam rausgesucht und zusammengestellt werden.
Nach Fertigstellung Ihrer Buchführung stellen wir Ihnen die entsprechenden Auswertungen digital zur Verfügung. Sie erhalten hier automatisch eine Benachrichtigung per Mail, wenn neue Auswertungen bereitgestellt wurden.
Da alle Daten verschlüsselt übertragen und in zertifizieren Rechenzentren in Deutschland gespeichert werden, ist die Datensicherheit nach deutschen Datenschutzgesetzen gewährleistet.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, über die Dialogplattform Stotax Select Ihre Grundbücher (Kassenbuch, Rechnungseingangs- u. Ausgangsbücher) online zu führen.
Auch hier besteht die Möglichkeit zur digitalen Belegverknüpfung. Die Kassenbuchführung ist GoBD zertifiziert. Durch laufende Prüfungen (Kassenminus, Chronologie) wird eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung gewährleistet.
Gern sind wir bereit, Sie bei der Optimierung Ihrer digitalen Prozesse in Ihrem Unternehmen zu unterstützen. Bitte sprechen Sie uns an.
Mit freundlichen Grüßen
Steuerkanzlei Mike Günther
Elisabeth Strohwick
geschrieben von M.Guenther am 19.10.2017
